OfficeObjects DocMan - elektroniczny obieg dokumentów wykorzystywany w administracji publicznej

Opis systemu

System elektronicznego obiegu dokumentów OfficeObjects DocMan obsługuje pełen obieg korespondencji oraz umożliwia całkowitą kontrolę przepływu dokumentów. Rozwiązanie oparto o Rzeczowy Wykaz Akt oraz Instrukcję Obiegu Dokumentów, obowiązującą w danej instytucji. System umożliwia obsługę dokumentów nadsyłanych w postaci papierowej, elektronicznej oraz w formie faksu. Dokumenty wprowadzone do systemu mogą być łatwo segregowane poprzez łączenie ich w elektroniczne sprawy i teczki. Dzięki wykorzystaniu OfficeObjects?WorkFlow system zapewnia automatyczną kontrolę terminowości załatwiania spraw i generowanie ponagleń. Zastosowanie algorytmów wyszukiwania pełnotekstowego umożliwia szybkie dotarcie do potrzebnej informacji oraz przeglądanie dokumentów według opisujących je atrybutów i słów kluczowych. System OfficeObjects DocMan cechuje się łatwością integracji z innymi systemami. Dzięki połączeniu z Biuletynem Informacji Publicznej umożliwia sprawdzanie statusu spraw oraz rejestrację dokumentów przez Internet.

Geneza

Przejście z dokumentów papierowych na formę elektroniczną jest podstawowym warunkiem poprawnej organizacji i skutecznego zarządzania informacją w urzędzie. Stale rosnąca ilość dokumentów w instytucji, konieczność lepszej kontroli realizowanych spraw oraz wymogi dostosowania urzędu do wysokich standardów w zakresie obsługi petentów obowiązujących w Unii Europejskiej to problemy, których rozwiązanie wymaga podejścia kompleksowego.

System OfficeObjects DocMan jest stabilnym i sprawdzonym rozwiązaniem, gwarantującym profesjonalny obieg informacji w instytucji, optymalnie dostosowanym do warunków pracy urzędów miast i gmin. Zakres funkcjonalny OfficeObjects DocMan jest stale rozszerzany w oparciu o opinie użytkowników z największych urzędów Polski.

Zastosowanie systemu pozwala przetwarzać dokumenty w postaci elektronicznej, zwiększyć kontrolę realizacji spraw oraz wprowadzić automatyzację procesów pracy.

Urzędy, w których zastosowano system OfficeObjects DocMan usprawniły swoją organizację oraz podniosły wiarygodność swoich działań i decyzji w oczach obywateli.

Potencjalni odbiorcy systemu

Odbiorcami systemu OfficeObjects DocMan są przede wszystkim urzędy administracji rządowej i samorządowej, które z racji swej działalności, mają liczne kontakty z otoczeniem i rozbudowany obieg informacji. Należą do nich miedzy innymi: Urzędy Miast, Urzędy Gmin, Urzędy Marszałkowskie, Urzędy Centralne i Ministerstwa.

Główne obszary zastosowania

System OfficeObjects DocMan jest wykorzystywany w trzech głównych obszarach funkcjonalnych. Wspomaga zarządzanie sprawami i dokumentami oraz umożliwia zarządzanie procesami pracy.

Zarządzanie sprawami. OfficeObjects DocMan zapewnia kontrolę oraz przyśpieszenie realizacji spraw poprzez nadzór nad przepływem informacji wewnątrz urzędu. Rejestracja i obieg pism opiera się o Rzeczowy Wykaz Akt i Instrukcję Obiegu Dokumentów. System zapewnia szybki dostęp do spraw w toku, co ułatwia natychmiastową ocenę stopnia ich realizacji.

Rozwiązanie zabezpiecza przed dokonaniem zmian w dokumentach już zatwierdzonych, zapewnia terminowość załatwiania spraw i sprawia, że informacja staje się własnością ogółu, a nie pojedynczego pracownika. Dzięki temu możliwe jest w każdej chwili włączenie się do sprawy innego pracownika, bez ryzyka, że będzie mu brakowało informacji lub, że będzie powtarzał już zrealizowane czynności.

W system wbudowano procedury umożliwiające szybkie przygotowanie odpowiedzi na pisma oraz szereg mechanizmów bezpieczeństwa np. weryfikację zakresu widzialności dokumentów ? dokument może być widziany w ramach całej instytucji lub określonych departamentów. Rozwiązanie zawiera słowniki gwarantujące elastyczność systemu i ułatwiające użytkownikowi pracę z systemem. Należą do nich, między innymi słowniki opisujące strukturę organizacyjną firmy, umożliwiające definiowanie użytkowników i ich uprawnień.

System OfficeObjects DocMan umożliwia generowanie szeregu raportów i zestawień statystycznych pozwalających na retrospektywną analizę działalności instytucji. Rozbudowany moduł raportowania dostarcza informacji o poziomie zaangażowania w sprawy poszczególnych komórek organizacyjnych i pracowników. Jest to szczególnie ważne dla prawidłowego planowania pracy, wyszukiwania punktów przeciążeń i niedociążeń, oceny zaangażowania pracowników.

Zarządzanie dokumentami. Proces zarządzania dokumentami składa się z następujących czynności: przyjmowanie korespondencji, rejestracja pisma, dekretacja pisma (przekazanie pisma do osoby lub jednostki organizacyjnej celu zajęcia się nim), załatwianie sprawy i wysyłanie odpowiedzi.

System umożliwia rejestrowanie i obsługę korespondencji nadsyłanej w postaci papieru, faksu i poczty elektronicznej. Dokumenty w systemie mogą być przechowywane w różnych formatach prezentacyjnych takich jak obraz, tekst, audio i video.

Rozwiązanie umożliwia skanowanie i wizualizację obrazu, nanoszenie adnotacji na obrazy dokumentów oraz przetwarzanie dokumentów na postać tekstową (OCR). Proces opisywania dokumentów jest ułatwiony, dzięki możliwości wykorzystania danych słownikowych, kalendarzy elektronicznych oraz automatów do tworzenia nazw. Pełna parametryzacja poszczególnych elementów opisu, zapewnia dostosowanie ich do potrzeb instytucji. System pozwala generować standardowe odpowiedzi na pisma wchodzące na podstawie wcześniej zdefiniowanych wzorców.

Rozwiązanie OfficeObjects DocMan umożliwia szybkie wyszukiwanie dokumentów według różnych atrybutów, słów kluczowych oraz wyszukiwanie pełnotekstowe z możliwością konstruowania złożonych warunków logicznych. Dokumenty w systemie OfficeObjects DocMan są archiwizowane zgodnie z regułami zawartymi w Rzeczowym Wykazie Akt.

Zarządzanie procesami pracy. System OfficeObjects DocMan umożliwia sterowanie przepływem dokumentów w instytucji dzięki wykorzystaniu modułu zarządzania procesami pracy OfficeObjects?Workflow.

System umożliwia definiowanie procedur pracy w oparciu o procesy obiegu dokumentów oraz odwzorowanie struktury organizacyjnej instytucji. Procedury mogą być definiowane przez użytkowników posiadających odpowiednie uprawnienia. Zarządzanie procesami pracy umożliwia bieżące śledzenie drogi dokumentu w instytucji, automatyczną kontrolę terminowości załatwiania spraw i generowanie ponagleń. System pozwala modelować zależności czasowe oraz umożliwia uwzględnianie decyzji ad-hoc w trakcie wykonywania procesu. Zapewnia także kontrolę procesu archiwizacji.

Przykładowe wdrożenie

System OfficeObjects DocMan jest wykorzystywany w kilkudziesięciu urzędach administracji państwowej i samorządowej, między innymi w jednym z Urzędów Miejskich, w mieście o liczebności 250 tys. mieszkańców.

W pierwszym etapie, wdrożeniem objęto dwa pilotażowe wydziały urzędu. Pomyślnie zakończone wdrożenie pilotażowe pozwoliło na systematyczne rozszerzanie ilości użytkowników systemu i następnym etapie system objął swoim funkcjonowaniem 110 osób na wszystkich stanowiskach pracy w kolejnych 12 wydziałach urzędu.

Audyt systemu OfficeObjects DocMan przeprowadzony w urzędzie wykazał: wysoki stopień zadowolenia użytkowników i kadry kierowniczej, bezsprzeczną przydatność systemu w procesie realizacji przez urząd zadań ustawowych, wysoką ocenę jakości i niezawodności systemu.

Docelowo z oprogramowaniem będzie pracować ok. 500 użytkowników. Rocznie rejestrowanych jest w systemie około 38 000 pism wchodzących, 17 000 wychodzących i 1 600 wewnętrznych. Skanowanych jest około 10% pism wchodzących.

Korzyści, jakie uzyskał Urząd Miasta to przede wszystkim sprawna i pełna obsługa dokumentów przychodzących, wychodzących oraz wewnętrznych, skrócenie czasu dotarcia do informacji decyzyjnej, a także przyśpieszenie czasu załatwiania spraw.

Korzyści z wdrożenia systemu OfficeObjects DocMan

• Zwiększenie bezpieczeństwa informacji przetwarzanych przez urząd
• Ograniczenie wydatków na materiały biurowe
• Wzrost wiarygodności działań i decyzji instytucji
• Uporządkowanie i przyśpieszenie obiegu dokumentów
• Skrócenie czasu podejmowania decyzji
• Kontrola wydawanych decyzji i poleceń
• Skrócenie czasu dotarcia do dokumentów historycznych
• Możliwość spełnienia wymogów ustawy o dostępie do informacji publicznej
• Zapewnienie niezmiennej jakości dokumentu (eliminacja czynnika "zużycia papieru")
• Łatwość wdrożenia nowych pracowników do pracy

Instytucje lub firmy zainteresowane dostępem do wersji demonstracyjnej oprogramowania prosimy o kontakt